Рекомендации по оформлению наградных материалов

1. Ходатайство о награждении/поощрении должно содержать:

- правильное и полное наименование награды/поощрения,

- фамилию, имя, отчество,

- должность и место работы кандидата на награждение/поощрение,

- основания для награждения,

- контактную информацию об исполнителе документа.

2. К ходатайству о награждении/поощрении физического лица прилагаются:

1) наградной лист по форме, установленной законом Алтайского края от 12 декабря 2006 года № 135-ЗС «О наградах Алтайского края»;

2) копии первой и второй страниц паспорта или иного документа, удостоверяющего личность кандидата на награждение;

3) копия трудовой книжки кандидата на награждение, включая страницы со сведениями о награждениях, заверенная в установленном порядке в соответствии с ГОСТом Р 7.0.97-2016);

«5.26 Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа подлиннику.

Указывается следующий по очередности номер записи, записывается текущая дата. Затем фиксируется следующая фраза: «Продолжает работать по настоящее время».

Отметка о заверении копии включает в себя: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии.

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации)») и заверяется печатью организации.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

4) копия титульного листа учредительного документа организации, в которой работает кандидат на награждение/поощрение, а также страниц, содержащих пункты «Полное фирменное наименование», «Местонахождение», «Юридический адрес», «Фактический адрес»;

5) копии документов о награждениях и поощрениях кандидата на награждение, в случае отсутствия записей в трудовой книжке;

6) согласие кандидата на награждение/поощрение на обработку персональных данных в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных».

3. К ходатайству о награждении организации, коллектива прилагаются:

1) сведения о достижениях организации, коллектива;

2) заключение органа исполнительной власти Алтайского края в сфере деятельности организации, коллектива и (или) структурного подразделения Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края в соответствии с компетенцией о поддержке ходатайства;

3) документы, подтверждающие награждение в связи с юбилейной датой в случае награждения в связи с юбилейной датой.

4. Наградной лист/представление к поощрению является основным документом, в полной мере отражающим данные о кандидате и его конкретные заслуги.

При заполнении не допускаются ошибки, сокращения, аббревиатуры, неточности и исправления, разночтения с паспортными данными и уставными документами.

В соответствующих графах указываются следующие данные:

1) фамилия, имя, отчество, дата и место рождения - по документу, удостоверяющему личность гражданина;

2) должность, место работы, стаж работы (в том числе стаж работы в отрасли) - согласно записям в трудовой книжке указывается занимаемая в настоящее время должность и полное наименование структурного подразделения, предприятия, учреждения, организации;

3) образование и специальность - по диплому, полное наименование учебного заведения, год окончания;

4) ученая степень, ученое звание, звания государственных академий наук;

5) имеющиеся награды размещаются в хронологическом порядке;

6) трудовая деятельность в строгом соответствии с записями в трудовой книжке с указанием всех ранее занимаемых должностей с разбивкой по годам, включая военную службу, учебу в высших и средних учебных заведениях. При наличии перерывов в трудовом стаже более 6 месяцев делается запись «временно не работал(а)».

Последняя запись должности с указанием организации, учреждения, предприятия должна совпадать с п. 2 наградного листа/представления к поощрению и соответствовать записи в трудовой книжке и уставу организации.

7) Характеристика лица, представляемого к награждению/поощрению должна содержать сведения о производственных, научных, общественных или иных достижениях. Должны быть отражены данные о его квалификации, сведения о качестве работы, конкретные личные заслуги, участие в общественной деятельности. Характеристика не должна отражать предыдущие места работы и автобиографические данные. Подход к написанию характеристики не должен быть формальным.

8) Наградной лист подписывается руководителем (на руководителя его заместителем) организации, учреждения, предприятия и скрепляется печатью (при наличии).